مدیر موفق مسئول دفتر انتخاب می کند.

مسئول دفتر شخصی است که مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیر مافوق خود را با مشتریان داخلی و بیرونی شرکت و پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع را بر عهده دارد.
منظور از مشتریان داخلی، واحدهای یا بخش‌های مختلف سازمانی است که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است و منظور از مشتریان بیرونی ، سازمان‌ها یا مشتریانی که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است نظیر مشتریان ، پیمانکاران، ارگان‌های دولتی مرتبط و….
مسئول دفتر نقش کلیدی در موفقیت مدیر در دستیابی به اهداف سازمانی دارد.
تصور اشتباهی است که وظایف مسئول دفتر را فقط پاسخ گوی تلفن بدانیم این دیدگاه اشتباه باعث می‌شود که مسئول دفتر نقش مؤثری در سازمان ایفاء نکند.
مزایای به‌کارگیری یک مسئول دفتر حرفه‌ای :
تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص‌شده توسط مدیر یا سازمان
بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها
بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی
تعیین وظایف مسئول دفتر قبل از شروع کار وی در هر شرکتی منجر به ایفای نقش مؤثر وی در موفقیت شرکت خواهد شد.